Mogelijkheden VoIP-centrale

Gebruikersportaal

In deze portal kunt u bijvoorbeeld zien of collega’s wel of niet in gesprek zijn en met een simpele muisklik kunt u ze bellen. Afhankelijk van welke functies wel of niet beschikbaar zijn gesteld, kunt u hier verdere zaken regelen en instellen. Op elke pagina vindt u rechts onderin de helpfunctie met tekst en uitleg over de opties en mogelijkheden binnen deze functie.

 

Welkomstmelding

Uw centrale beschikt over een ‘virtuele telefoniste’. Stel dat al uw medewerkers in gesprek zijn: om de beller toch te woord te staan, heeft u de mogelijkheid een welkomstmelding- of boodschap te laten horen aan de beller. Zodra een medewerker beschikbaar is, wordt het gesprek automatisch doorverbonden. Zo bent u altijd telefonisch bereikba

ar en gaat er geen gesprek verloren.

Keuzemenu’s

Het keuzemenu, wie kent het niet? Kies 1 voor…, Kies 2 voor…., enzovoort.
Om uw klanten nog beter van dienst te zijn, biedt uw centrale de mogelijkheid van keuzemenu’s die de beller direct met de juiste persoon of afdeling verbinden. De beller wordt dan niet onnodig doorverbonden voordat hij de juiste persoon aan de lijn krijgt. Het voorkomt eventuele ergernissen bij uw klanten, omdat zij een aantal keer hun verhaal moeten herhalen.

 

Wachtrij

Wachten is nooit leuk, maar een wachtrij is soms onvermijdelijk. U heeft de mogelijkheid om als uw eigen wachtmuziek in te stellen. Daarbij bieden wij de mogelijkheid om de beller op de hoogte te houden van het aantal wachtenden voor hem en de gemiddelde wachttijd.
Duurt het toch te lang voor de beller? Dan kunt u de beller de mogelijkheid geven om uit de wachtrij te stappen en naam en telefoonnummer in te spreken om teruggebeld te worden. Service zoals het hoort Ook kan de medewerker bij aanname van een gesprek op de hoogte worden gesteld van de wachttijd van de klant, zodat deze meteen weet hoe lang de klant in de wacht heeft gestaan.

 

Uitgebreide doorschakelmogelijkheden

Ook het doorschakelen van gesprekken behoort tot de standaardmogelijkheden. Zo kiest u er bijvoorbeeld voor om uw zakelijke telefoon buiten kantoortijden door te schakelen naar het nummer van uw mobiele telefoon of naar de voicemail. De beller krijgt keurig een melding dat het bedrijf gesloten is en wordt vervolgens doorgeschakeld. Daarnaast kan hij ervoor kiezen een bericht achter te laten om de volgende dag teruggebeld te worden. Zo bent u altijd stand-by. Doorschakelen kan op basis van tijd of u kunt dit handmatig schakelen.

 

De telefoon van uw collega aannemen

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld per afdeling ingedeeld worden in groepen. Op het moment dat een collega even van zijn of haar werkplek is en zijn/haar telefoon gaat over, dan is het niet nodig om naar het bureau toe te lopen om zo het gesprek over te kunnen nemen. U kunt namelijk vanaf uw toestel op eenvoudige wijze het gesprek naar uw telefoon toe halen en de beller te woord staan. Tevens is het mogelijk om een gesprek van een specifiek toestel naar u toe te halen.

 

Met meerdere collega’s bereikbaar via één nummer

Je ziet het binnen veel bedrijven, een afdeling die vanaf buiten via één nummer te bereiken is. Een voorbeeld hiervan is de afdeling Sales of een Helpdesk. Door aan dit telefoonnummer een groep met gebruikers te hangen, zijn meerdere personen binnen deze specifieke afdeling rechtstreeks bereikbaar vanuit één centraal nummer.
Moet de telefoon bij alle toestellen tegelijk overgaan, of moet hier een bepaalde volgorde in aangemaakt worden? Aan u de keus, er zijn vele mogelijkheden.

 

Telefoonboek

Via het gebruikersportaal op uw PC kunt u onder andere gebruik maken van de bedrijfsgids (intern telefoonboek) om op eenvoudige wijze een intern of extern telefoonnummer bellen op basis van persoon of bedrijf. Het telefoonnummer wordt automatisch gekozen zonder dat u het nummer op het toestel hoeft in te toetsen. Daarnaast heeft u een eigen gebruikersgids die u zelf kunt vullen met personen en bedrijven die u geregeld belt. Uw centrale zal het binnenkomende telefoonnummer direct omzetten naar de naam van de persoon of bedrijf, zodat u direct kunt zien wie er belt. Ook kunt u selecteren welke nummers u terug wilt zien in uw telefoon. Bij de vaste toestellen van Mitel en Panasonic kunt u tot wel 200 nummers in uw telefoonboek terug laten komen.

 

Klikken om te bellen (Click-to-dial functie)

U kunt na installatie van middleware gebruik maken van ‘Click-to-dial’ vanaf uw Windows PC. Of het nu gaat om een selecteerbaar nummer in uw CRM/ERP pakket, uw Outlook adresboek, in een mail of vanaf een website. Via een eenvoudige handeling op uw PC kunt u dit nummer direct laten bellen door uw toestel, zonder dat u het nummer handmatig op uw telefoontoestel hoeft in te toetsen. Wel zo gemakkelijk!

 

Gespreksopname (optioneel)

Gespreksopname kan uw telefonische dienstverlening in vele opzichten verbeteren en het kan in sommige gevallen noodzakelijk zijn. Alle gesprekken van en naar klanten kunnen worden opgenomen. Zo heeft de gebruiker inzicht in eerder gevoerde gesprekken met een klant en kan deze afspraken terugluisteren en verwerken. Op deze manier kunt u de klant optimaal bedienen! De opnames worden 6 maanden bewaard.

 

Voicemail

Bent u even niet in de gelegenheid een oproep aan te nemen? Geen zorgen. De beller doorverbinden naar uw voicemail is een goede oplossing. U kunt het bericht beluisteren via een telefoon of PC. Indien gewenst stuurt de centrale u het ingesproken bericht per e-mail (mp3-bestand) toe. Via het gebruikersportaal kunt u uiteraard zelf uw voicemail/afwezigheidsbericht inspreken.

 

Vast-mobiel integratie

U heeft de mogelijkheid om mobiele nummer te koppelen aan uw centrale. Dit noemen we vast-mobiel integratie. Door de integratie fungeert de mobiele toestel als een intern toestel.
Stel dat niet op kantoor bent en u wordt gebeld op uw vaste telefoon, dan is het mogelijk dat het gesprek parallel rinkelt op uw mobiele toestel. U bent dan zowel op uw vaste als op uw mobiele telefoon bereikbaar via één nummer. Als u uitbelt via uw mobiel kunt instellen dat u standaard uitbelt met uw zakelijke nummer.

U heeft tevens de mogelijkheid om een gesprek vanaf de mobiele telefoon door te verbinden naar een willekeurige collega op kantoor. Op het moment dat X2mobile geïntegreerd is met de vaste lijn en u bent op één van beide toestellen in gesprek, dan kunnen uw collega’s door middel van de BLF (bezetindicatie op het vaste toestel) zien of u wel of niet telefonisch bereikbaar bent.

 

Meerdere toestellen

Steeds meer medewerkers hebben twee telefoons. Medewerkers die mobiel bereikbaar dienen te zijn, hebben meestal een vast bureau toestel en een DECT handset. Maakt u gebruik van een tweede toestel (bijvoorbeeld een extra DECT handset, een mobiel of een thuiswerkplek), dan kunnen uw collega’s zien of u in gesprek bent. Dit wordt ook wel een schaduwextensie of ‘twinning’ genoemd. Op deze manier koppelt u beide toestellen aan uw doorkiesnummer. Bij ons krijgt u dus de mogelijkheid als gebruiker om via twee toestellen bereikbaar te zijn zonder dat u hier een extra licentie voor nodig hebt

Conferentiegesprekken

Conferentiegesprekken behoren tot een veel gebruikte functionaliteit binnen het bedrijfsleven. Vooral als er externe partners of klanten meedoen, is het belangrijk dat een conferentie snel en gemakkelijk kan worden opgezet. Met uw VoiP-centrale is het niet meer nodig om hier een los pakket voor aan te schaffen, want u heeft alles in eigen beheer. Het aantal gebruikers van een conferentiegesprek is nagenoeg onbeperkt. U kunt een telefoonnummer toewijzen aan uw conferentieruimte en zo kunt u klanten en medewerkers vragen om op de afgesproken tijd in te bellen, zodat men kan deelnemen aan het conferentiegesprek. Het gesprek is indien gewenst af te schermen met een pincode.

 

Meerdere locaties

Heeft u verspreid liggende locaties, maar wilt u als bedrijf wel een eenheid vormen voor uw klanten? Voor bedrijven met nevenvestigingen kunnen uw diverse locaties worden geïntegreerd in één virtuele telecommunicatie-oplossing. Medewerkers en klanten zien uw bedrijf als een enkel systeem. Er zijn onderling geen gesprekskosten omdat interne gesprekken tussen de locaties via uw eigen centrale verlopen. Daarbij kunt u er ook voor kiezen om al het verkeer via één centrale receptie/balie te laten verlopen. Zelfs collega’s die op een buitenlandse locatie werkzaam zijn, worden net zo gemakkelijk bereikt als interne collega’s.

 

Thuiswerken

Met de VoiP-centrale heeft u de mogelijkheid om in te loggen op een flexwerk toestel. U logt in met uw toestelnummer en pincode en bent dan bereikbaar op en u kunt uitbellen met uw eigen nummer. Buitendienstmedewerkers die ver van hun bedrijf wonen, of parttimemedewerkers die lang moeten reizen en ongunstige werktijden hebben, vinden het vaak prettig om ook vanuit huis te kunnen werken.  Deze medewerkers worden geheel en transparant geïntegreerd in één telefonie-omgeving. Alle telefoonfuncties die ze van kantoor kennen (oproepen aannemen of doorverbinden, aanwezigheid en statusdisplays van collega’s) zijn op precies dezelfde manier en zonder beperkingen beschikbaar op de thuiswerkplek.

De enige voorwaarde is de aanwezigheid van een internetverbinding met de juiste instellingen, zodat het SIP-toestel kan worden gebruikt.

 

Real-time Rapportage

U krijgt een keuze uit diverse rapportages die u inzicht geven in de gevoerde telefoongesprekken. Heeft u bijvoorbeeld een serviceafdeling en wilt u real-time inzicht in het aantal inkomende gesprekken, aantal bellers in de wachtrij, gemiste gesprekken, telefonische beschikbaarheid van de medewerkers, gemiddelde en maximale wachttijden? Er is via het ‘Wallboard’ ruimte voor acht verschillende velden. In totaal zijn er 12 verschillende graadmeters beschikbaar en het is dus aan u om te bepalen welke zaken voor u van belang zijn. Vervolgens kunt u een TV of beeldscherm (via een PC) laten koppelen aan uw centrale en daarmee geeft uw ‘Wallboard’ een direct inzicht in uw telefonische bereikbaarheid en servicegraad. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

 Wallboard

Rapportage

Voor sommige bedrijven is het van belang dat zij rapportages kunnen overleggen van bepaalde afdelingen. U krijgt de beschikking over (historische) rapportagemogelijkheden. In de portal kunt u de juiste wachtrij en de gewenste periode selecteren en vervolgens kunt u deze als een CSV-bestand exporteren. Op basis van filters kan snel en eenvoudig de gewenste informatie achterhaald worden.

 

Belrestricties

Op ongewenste gesprekskosten zit u natuurlijk niet te wachten. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat er geen ongewenste gesprekken op worden gezet door medewerkers  (of anderen) die daar niet de bevoegdheid toe hebben. Het is indien gewenst per gebruiker in te stellen waar de beller wel of niet naartoe mag bellen. Zo kan een toestel in de kantine indien gewenst alleen gebruikt worden om interne nummers te bellen (en bijvoorbeeld 112). Er zijn zo tal van mogelijkheden en combinaties mogelijk. Een aantal opties die in deze restricties kunnen worden gebruikt zijn: interne nummers, internationaal belverkeer, gratis informatienummers, mobiele telefoons, betaalnummers en nationale telefoonnummers.

 

Beveiliging

Veiligheid is een belangrijk onderdeel, we willen uiteraard niet dat onbevoegden op uw telefoniesysteem binnenkomen of dat er van u als bedrijf van binnenuit misbruik wordt gemaakt. Om dit te voorkomen hebben wij tal van maatregelen getroffen en zijn wij continu bezig om de veiligheid van het systeem zo optimaal mogelijk te houden. Zo wordt er onder andere gebruik gemaakt van SSL certificaten. Ook kan men instellen dat alleen vanaf toegevoegde IP-adressen kosten gemaakt kunnen worden. En daarnaast bieden wij, zoals gezegd, de mogelijkheid om beltrestricties toe te passen, hierbij kan per gebruiker worden ingesteld waar de beller wel of niet naartoe mag bellen om ongewenst hoge belkosten te voorkomen.

 

Statussen

Als gebruiker is het natuurlijk wel zo prettig om uw beschikbaarheidsstatus aan te kunnen passen. Bent u beschikbaar, wilt u liever niet gestoord worden of bent u wellicht afwezig? U kunt uw status aanpassen, zodat uw collega’s kunnen zien of u wel of niet bereikbaar bent. Stelt u de status afwezig in? Dan kan daar standaard een actie aan gekoppeld worden, zo kunt u er onder andere voor kiezen om de gespreksroute dan uit te laten komen bij uw collega of af te leveren in de voicemail.

Openingstijden

Het is natuurlijk van belang dat uw telefoniesysteem weet wanneer een gesprek bij een medewerker terecht moet komen en wanneer deze bijvoorbeeld naar de voicemail dient te gaan, omdat uw bedrijf gesloten is. Met onze centrale beschikt u over uitgebreide mogelijkheden op dit gebied. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat de beller altijd op de juiste plek terecht komt, ook tijdens de feestdagen of eventuele vakanties.

 

Toestelintegratie

U krijgt met uw VoiP-centrale de mogelijkheid voor een unieke integratie op toestelniveau (met de Mitel en Panasonic toestellen). Zo kunt u vanaf uw vaste toestel verschillende zaken regelen die, direct worden doorgevoerd op het platform. Zo kunt u uw status en uw gespreksroutering via het toestel wijzigen en openingstijden verlengen of om eerder te sluiten dan standaard ingesteld (mits u hier de bevoegdheid toe heeft). Voor deze zaken hoeft u dus niet in te loggen in het portaal.

 

CRM/ERP koppeling (optioneel)

Voor sommige organisaties is het van toegevoegde waarde om een koppeling te maken met het CRM of ERP pakket. Wij maken hiervoor gebruik van een stuk middleware die ervoor zorgt dat uw X2desk en CRM/ERP pakket gekoppeld wordt. Zo kun je onder andere op binnenkomende oproepen de gewenste klantkaart naar voren halen. Je kunt via het pakket uitbellen, je hebt een stuk klantherkenning en je kunt een screen pop-up laten plaatsvinden. Deze CRM/ERP module is een aanvullende optie en is beschikbaar voor de meeste (gangbare) CRM en ERP pakketten.

 

Overige functies

Onze provider biedt nog veel meer opties en mogelijkheden; zo is het onder andere mogelijk om een prefix te laten plaatsen voor een nummer dat binnenkomt (indien het toestel dit ondersteund). Denk hierbij aan de mogelijkheid om bellers de mogelijkheid te geven om uit een taal te kiezen (bijvoorbeeld Frans, Duits of Engels). Voor het afgeleverde gesprek kan de prefix FR, DU of EN worden geplaatst zodat men weet welke taal de beller spreekt. Dit kan uiteraard in verschillende varianten worden uitgevoerd, zoals wanneer één medewerker namens meerdere bedrijven de telefoon aanneemt.

Ook bestaat de mogelijkheid om met één telefoon uit te bellen voor verschillende bedrijven. Door een voorloopcode te draaien, kun je het telefoonnummer bepalen waar je mee uit belt.

Daarnaast is het bijvoorbeeld ook mogelijk om via uw centrale anoniem uit te bellen. Zo kun je door #31# te gebruiken voor het nummer dat je wil gaan bellen, anoniem uitbellen.

 

De ontwikkelingen staan niet stil, en zijn klantgericht. Mist u elementen, is er nog iets wat u graag zou willen, maar nu niet mogelijk is? Geef dat graag aan ons door. Uw wensen kunnen weer zorgen voor de ontwikkeling van nieuwe faciliteiten en mogelijkheden voor u en andere gebruikers.